2016. Class One integrado «Alfresco»

Class One integra en su PMS (Seven Stars), toda la información de su facturación en el Gestor Documental Alfresco (*), de forma directa y automática.

Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux.

Se distribuye en tres variantes diferentes:

Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estándar en portales, una interfaz CIFS (el antiguo SMB) que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administración de contenido web, capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Apache Solr–Lucene y flujo de trabajo en jBPM.

Maximización del valor del contenido empresarial

El caos de contenido se produce cuando los documentos se guardan en varios lugares, como ordenadores portátiles y memorias USB, correos electrónicos y unidades de red, y en diversos sitios para compartir ficheros. Estos silos de contenido afectan seriamente a la productividad empresarial y aumentan los riesgos de seguridad.

La solución de gestión de documentos de Alfresco coloca bajo control el contenido de la empresa. Los ficheros importantes, como contratos legales, activos de marketing y documentos de ingeniería, se encuentran, comparten y mantienen seguros con facilidad. Es más, Alfresco maximiza el valor del contenido integrándolo en los procesos empresariales centrales. La información llega a la persona adecuada, en el momento oportuno, y en la aplicación y dispositivos que usan las personas para hacer sus trabajos.

Búsqueda y descubrimiento potentes

Alfresco hace que sea fácil encontrar el documento exacto entre los miles de documentos, o incluso cientos de miles de documentos que se manejan.

  • Las funciones de búsqueda similares a las de Amazon, con sugerencias de búsqueda instantánea y filtros de búsqueda, aceleran la recuperación del contenido relevante.
  • Las carpetas inteligentes facilitan el descubrimiento de contenido agrupando los ficheros según lo que son en vez de dónde se guardan.
  • El acceso móvil y la integración con las aplicaciones de productividad hacen que las personas puedan trabajar desde cualquier lugar usando dispositivos e interfaces que ya conocen. 

Integración de contenido en los procesos

La potente combinación de gestión de documentos y capacidades de flujo de trabajo abre innumerables oportunidades para mejorar y acelerar el flujo de la empresa digital.

  • Los modelos de metadatos enriquecidos, o las propiedades, pueden usarse para mover documentos automáticamente a través de un proceso empresarial, o para el ciclo de vida de la gestión de los documentos de archivo.
  • Los flujos de trabajo incorporados simplifican la revisión y aprobación de documentos, mientras que las definiciones de procesos personalizadas pueden agilizar cualquier actividad relacionada con el contenido.
  • Las reglas de carpetas activan acciones automáticas para las tareas repetitivas, dejando más tiempo al usuario para que se centre en actividades más importantes.

Contenido crítico para la empresa seguro

Los controles de seguridad de grado empresarial, junto a las capacidades de gestión de documentos de archivo integradas, protegen el contenido empresarial de valor en cada etapa de su vida.

  • Las diversas capas de permisos de acceso —para sitios, carpetas y ficheros— controlan quién puede ver, modificar y eliminar los documentos.
  • Las versiones de los documentos, incluida la funcionalidad de retroceso completo, simplifica el seguimiento de los documentos y protege la integridad de los ficheros.
  • La gestión de documentos de archivo simple y automatizada fortalece y demuestra el cumplimiento de las políticas de gobierno de la información durante todo el ciclo de vida del documento.

(*) – La integración con Alfresco está en uso desde 2.010 (Cortesía Departamento Informática Sunset Beach Club)

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